Het maken van notulen is een essentiële vaardigheid voor iedereen die deelneemt aan vergaderingen. Goede notulen helpen bij het vastleggen van de besproken punten, genomen beslissingen en geplande acties. Bekijk hieronder een praktische tips om eenvoudig goede notulen te maken.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Goede notulen beginnen met een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je vooraf alle nodige documenten en informatie hebt.
Vraag om de agenda van de vergadering. Dit geeft je een overzicht van de te bespreken onderwerpen en helpt je om je voor te bereiden. Als je werkt met een online vergadertool, kun je voorafgaand aan vergaderingen de agendapunten te bepalen. Op deze manier zorg je ervoor dat het doel van een vergadering duidelijk blijft. Deze agendapunten kunnen ook gekoppeld worden aan vaststaande vergadertemplates, waardoor er één vaste structuur in stand gehouden kan worden.
Maak een lijst van de aanwezigen. Dit helpt bij het identificeren van sprekers en het vastleggen van wie wat heeft gezegd.
Focus op de kern
Tijdens de vergadering is het belangrijk om je te concentreren op de kernpunten. Probeer niet alles woord voor woord vast te leggen, maar richt je op de belangrijkste zaken.
Noteer elke beslissing die wordt genomen. Dit is vaak de belangrijkste informatie uit een vergadering.
Zorg ervoor dat je alle actiepunten opschrijft. Bijvoorbeeld wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer de deadline is.
Leg belangrijke discussiepunten vast. Vooral als ze van invloed kunnen zijn op toekomstige beslissingen.
Wees objectief en nauwkeurig
Het is essentieel dat notulen objectief en nauwkeurig zijn. Vermijd persoonlijke meningen en houd je aan de feiten. Noteer dus wat er wordt gezegd zonder je eigen interpretatie toe te voegen. Als iemand iets belangrijks zegt, kun je overwegen om hun woorden direct te citeren. Is er onduidelijkheid over wat er is gezegd of besloten? Vraag dan om verduidelijking tijdens de vergadering.
Werk de notulen snel uit
Probeer je notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit te werken (het liefst binnen 24 uur na de vergadering) en te verspreiden. Dit zorgt ervoor dat de informatie vers blijft en deelnemers eventuele fouten kunnen corrigeren. Deel de notulen vervolgens met alle deelnemers en belanghebbenden. Vraag om feedback en maak indien nodig aanpassingen.
Consistentie is belangrijk
Zorg ervoor dat je notulen consistent zijn in stijl en format. Dit maakt ze makkelijker te lezen en te gebruiken. Gebruik altijd dezelfde notulensjabloon en nummer actiepunten en beslissingen om verwijzingen makkelijker te maken. Gebruik tenslotte opsommingen voor lijsten en actiepunten voor duidelijkheid.
Training notuleren
Het maken van goede notulen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste voorbereiding, focus en consistentie kun je effectieve en nuttige notulen maken. Deze helpen niet alleen bij het bijhouden van vergaderingen, maar ook bij het waarborgen van de voortgang en opvolging van actiepunten. Wil je jouw notuleervaardigheden bijspijkeren? Schrijf je dan in voor de cursus notuleren!