Communicatie tijdens de vergadering

Veel vergaderingen verlopen stroef. Je herkent het vast. Mensen praten regelmatig door elkaar heen en luisteren slecht naar elkaar. Bovendien zijn vaak dezelfde mensen aan het woord. Hoe is dit te voorkomen? Heldere communicatie tijdens de vergadering is het enige middel om resultaten te behalen. Hieronder tref je enkele vuistregels aan voor een goede communicatie:

1.‘Persoonlijk verantwoordelijk’

Deelnemers stellen zich vaak afhankelijk op en voorzitters denken alles te moeten kunnen. Zij zijn dan erg veel aan het woord en de rest luistert ernaar. Stimuleer als voorzitter het persoonlijk leiderschap van alle deelnemers. Ze hebben ook een eigen verantwoordelijkheid om de vergadering goed te laten verlopen en om een goede inbreng te hebben.

2.‘Spreek de ik-taal’

Je/men/we-termen gebruiken deelnemers vaak om zich achter te verschuilen, maar dat wekt veel verwarring. Wat vindt de spreker eigenlijk? Wees alert op verschil tussen feiten en meningen. Vraag daarom door wat de spreker zelf vindt.

3.‘Storingen hebben voorrang’

Een vergadering wordt vaak verstoord doordat mensen te laat komen, hun telefoon afgaat en dat mensen meteen iets vragen in plaats van dat ze eerst luisteren. Geef storingen voorrang, anders nemen ze voorrang. Schep een veilige sfeer om ‘domme’ vragen te stellen, maar maak ook heldere afspraken om storingen zo veel mogelijk te voorkomen.

4. ‘Let op lichaamstaal’

Ruim 70% zeggen we zonder woorden. Hoe zit iedereen erbij? Non-verbale communicatie is daarom erg belangrijk. Ontwikkel voelsprieten voor andermans non-verbaal gedrag en leer jezelf kennen (wat straal ik uit?).

5. ‘Wat is het uitgangspunt achter je vraag’

Als iemand bijvoorbeeld vraagt wanneer het pauze is, heeft dat een bedoeling. Probeer te achterhalen wat de bedoeling daarvan is.

6. ‘Spreek en kijk de ander aan’

Vaak loopt het contact via de voorzitter. Maak rechtstreeks contact, pas dan komt je    boodschap aan.

7. ‘Een tegelijk’

Spreek met elkaar regels af. Bijvoorbeeld één tegelijk aan het woord. De taak van de voorzitter: informatie overzichtelijk houden, zodat iedereen het kan volgen.

8. ‘Wees selectief in je communicatie’

Afstemmen op de ander. Zoek naar een balans tussen te selectief (half woord is genoeg) en repeterende grammofoonplaat. Wat wil je vertellen?

Wil je meer weten over effectief vergaderen? Volg de vergadertraining.

Contact

Contact

Direct contact met onze experts
085 - 0432268
Beloftes

Onze beloftes

  • goede prijs
  • vooraf persoonlijke intake
  • kleine groepen
  • niet goed geld terug!
  • een half jaar gratis nazorg

Nieuwsbrief

Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief en ontvang het laatste nieuws over de Jouw Academy per mail.